Frequent questions

Nein. Der Assistent sucht nur in bestehenden Kunden. Lege den Kunden vorher im Kundenbereich an, das dauert unter einer Minute, und starte die Buchung danach.

From the guide: Create a booking

Über Neu erstellen und dann Blocker erstellen. Ein Blocker sperrt das Fahrzeug für einen Zeitraum, ohne Buchung, ohne Preis und ohne Kunde.

From the guide: Create a booking

Dann fehlt deinem Mitarbeiterkonto das Recht bookings.create. Der Inhaber kann es unter Mitarbeiter in der Rechtevergabe ergänzen. Inhaber haben immer alle Rechte.

From the guide: Create a booking

Ja. Öffne die Buchung im Flottenkalender und passe Endpreis, bezahlten Betrag oder Kaution dort an. Der Assistent ist nur für die Neuanlage da.

From the guide: Create a booking

Die Buchung ist vorgemerkt, aber noch nicht zugesagt. Sie belegt das Fahrzeug im Kalender sichtbar, ist aber klar von einer bestätigten Miete unterschieden. Anfragen aus HyghRent landen automatisch in diesem Status.

From the guide: Create a booking

In Schritt 4 den Schalter Auslandsfahrt erlauben einschalten. Ausgeschaltet gilt der Standard aus Fahrzeug beziehungsweise Unternehmen.

From the guide: Create a booking

Ja. Nur Vorname, Nachname und Geburtsdatum sind Pflicht. Ohne E-Mail bekommt der Kunde allerdings keine automatischen Nachrichten, keine Rechnung und keinen Dokumenten-Link.

From the guide: Add a customer

Such vor dem Anlegen im Kundenbereich nach Nachname und Geburtsdatum. HyghFleet legt Datensätze an, wie du sie eintippst, und erkennt eine zweite Schreibweise desselben Namens nicht automatisch als Dublette.

From the guide: Add a customer

Technisch nein, Schritt 4 ist komplett optional. In der Praxis lohnt es sich: Ausweis- und Führerscheinnummer sind die zuverlässigsten Merkmale beim Blacklist-Abgleich, weil sie sich, anders als Namen, nicht in mehreren Schreibweisen erfassen lassen.

From the guide: Add a customer

In der Sprache, die im Feld Sprache steht. Bleibt das Feld auf Unternehmenssprache, gilt die Kommunikationssprache deines Betriebs. Genau so verhalten sich alle Bestandskunden, bei denen nie etwas eingestellt wurde.

From the guide: Add a customer

Ja, über das HyghRent-Portal. Änderungen dort kommen in HyghFleet an.

From the guide: Add a customer

Nein. Einträge anlegen und verwalten ist kostenlos. Nur das Prüfen einer Person verbraucht eine Anfrage aus deinem Kontingent.

From the guide: Block a customer and add them to the blacklist

Pro Kundendatensatz gibt es höchstens einen aktiven Eintrag aus HyghFleet. Eine zweite Meldung aktualisiert den bestehenden Eintrag, statt einen doppelten anzulegen.

From the guide: Block a customer and add them to the blacklist

Im HyghRent-Portal sieht der Kunde nichts davon. Der HyghCheck-Stand ist nur für Vermieter sichtbar.

From the guide: Block a customer and add them to the blacklist

HyghCheck gleicht laufend ab und schickt dir eine Mail an die hinterlegte Unternehmensadresse, sobald einer deiner Bestandskunden neu auf einer fremden geteilten Blacklist landet, genau einmal pro Eintrag und Kunde.

From the guide: Block a customer and add them to the blacklist

Ja, über das HyghCheck-Portal unter Melden. Dort meldest du auch Personen, die bei dir gar keinen Kundendatensatz haben.

From the guide: Block a customer and add them to the blacklist

Nimm den Eintrag zurück, unter Einstellungen → HyghCheck → Meine Einträge oder einfach, indem du den Kunden entsperrst. Zurückgenommene Einträge erzeugen sofort keine Treffer mehr.

From the guide: Block a customer and add them to the blacklist

Ja. Tippe im Kennzeichenfeld links auf das Länderkürzel und wähle das Zulassungsland aus.

From the guide: Add a vehicle

Nimm es aus dem aktiven Bestand, statt es zu löschen. Bestehende Buchungen, Verträge und Auswertungen brauchen den Datensatz weiterhin.

From the guide: Add a vehicle

Prüfe, ob es im aktiven Bestand steht und ob dein Suchbegriff zu Marke, Modell oder Kennzeichen passt. Der Assistent zeigt nur Fahrzeuge des eigenen Betriebs.

From the guide: Add a vehicle

Nicht über das Fahrzeug, sondern über Neu erstellen → Blocker erstellen. Ein Blocker sperrt einen Zeitraum, ohne Buchung und ohne Kunde.

From the guide: Add a vehicle

Freikilometer pro Stunde, relevant für stundenweise Vermietung. Wer nur tageweise vermietet, lässt das Feld leer.

From the guide: Add a vehicle

Tippe auf das Kilometerfeld und gib den echten Stand von Hand ein. Der manuelle Wert überschreibt die automatische Telematik-Erkennung für dieses Protokoll.

From the guide: Hand over a vehicle

Für ein gültiges Protokoll ja. Ohne Unterschrift kannst du nur überspringen, dann fehlt aber der Nachweis, dass der Kunde den Zustand anerkannt hat.

From the guide: Hand over a vehicle

Nachträglich ist das Protokoll fest. Halte lieber bei der Übergabe alles fest, im Zweifel ein Foto mehr.

From the guide: Hand over a vehicle

Übernimm den offenen Betrag ins Schuldenbuch. Von dort kannst du später Mahnungen verschicken.

From the guide: Take a vehicle back

Ja, über Überspringen. Dann fehlt aber der Nachweis über den Endzustand, und du kannst kaum begründet Kaution einbehalten.

From the guide: Take a vehicle back

Ja. Schick ihm den Unterschrifts-Link. Er unterschreibt im Browser, ganz ohne App.

From the guide: Create a rental contract

Dann sind sie unter Unternehmensdaten noch nicht vollständig. Ergänze sie und erzeuge den Vertrag neu.

From the guide: Create a rental contract

Ja, im PDF-Editor lassen sich Notizen ergänzen, bevor unterschrieben wird.

From the guide: Create a rental contract

Es liegt vor oder auf dem aktuellen Ende. Wähle ein Datum, das später liegt.

From the guide: Extend a booking

Nein, die Kaution der Buchung bleibt. Du kannst aber über Zusatzpreis einen Aufschlag berechnen.

From the guide: Extend a booking

HyghFleet erkennt die Überzahlung und bietet Erstatten an. Damit wird der bezahlte Betrag korrigiert.

From the guide: Record a payment

Über Ins Schuldenbuch eintragen. Aus dem Schuldenbuch heraus verschickst du dann Mahnungen.

From the guide: Record a payment

Dann ist das Modul Kautionsverwaltung aus. Ein Inhaber oder Admin schaltet es unter Module verwalten wieder ein.

From the guide: Manage the deposit

Ja, über Einbehaltung anpassen setzt du den einbehaltenen Betrag neu.

From the guide: Manage the deposit

Eine Buchung hat Kunde, Preis und Vertrag. Ein Blocker sperrt nur die Zeit, ohne Kunde und ohne Abrechnung.

From the guide: Create a blocker

Nein. HyghFleet weist überlappende Zeiträume ab, damit nichts doppelt belegt wird.

From the guide: Create a blocker

Der Ablauf ist auf Übergabe und Rückgabe ausgelegt. Für Korrekturen passe die Zahlung oder Kaution an, statt den ganzen Status zurückzudrehen.

From the guide: Open and change a booking

Am Feld Plattform (Direkt, Telefon, E-Mail, Instagram, Website, Sonstiges). Es dient nur der Auswertung.

From the guide: Open and change a booking

Weil es im Zeitraum belegt ist, entweder durch eine Buchung oder einen Blocker wie Werkstatt oder TÜV.

From the guide: Find available vehicles

Entweder hat das Fahrzeug keine Pakete hinterlegt, oder das Modul Tagespakete ist aus.

From the guide: Prices and packages

Ist am Fahrzeug ein Willkommensbonus hinterlegt, bekommen Erstkunden automatisch die zusätzlichen Freikilometer beim Buchen.

From the guide: Prices and packages

Immer das erste in der Reihenfolge. Zieh das beste Foto an die erste Stelle.

From the guide: Maintain the vehicle gallery

Ja. Nach dem Absenden ist es ein normaler Kunde, den du wie unter Kunde anlegen beschrieben bearbeitest.

From the guide: Add a customer by link

Fehlende Angaben ergänzt du selbst im Kundenprofil. Die Anlage bricht nie ab.

From the guide: Add a customer by link

Der Blacklist-Abgleich läuft über Geburtsdatum und Namen. Ohne Geburtsdatum greift er nur schwach.

From the guide: ID and driving licence

Im Mietvertrag und, wenn du prüfst, beim Abgleich gegen die HyghCheck-Blacklist.

From the guide: ID and driving licence

Standardmäßig nicht — die Daten liegen an der Buchung. Wenn du willst, dass Sperrliste, HyghCheck und Führerschein-Uploads auch für Zusatzfahrer greifen, stell unter Einstellungen → Zusatzfahrer die Erfassung auf Nur aus dem Kundenstamm.

From the guide: Add an additional driver

Weil du das so eingestellt hast. Unter Einstellungen → Zusatzfahrer legst du fest, wie viele ohne Aufpreis dabei sind — berechnet wird ab dem nächsten.

From the guide: Add an additional driver

Ja. Trag beim Fahrer einen eigenen Preis ein; der bleibt dann stehen, auch wenn du später weitere Fahrer hinzufügst oder entfernst.

From the guide: Add an additional driver

Nein. Bei einer bestehenden Buchung bleibt der zugesagte Betrag stehen — der Fahrerpreis steht daneben, und du entscheidest, ob du den Gesamtbetrag anpasst.

From the guide: Add an additional driver

Ja, im Kundenportal bei der Anfrage. Den Aufpreis sehen sie dabei. Abschalten kannst du das unter Einstellungen → Zusatzfahrer.

From the guide: Add an additional driver

Es liegt unter Mehr und gehört zum Modul Schuldenbuch. Ist das Modul aus, blendet HyghFleet den Bereich aus.

From the guide: Debt ledger

Über die Forderung selbst. Wie du Mahnstufen verschickst, steht unter Mahnungen.

From the guide: Debt ledger

Sinnvollerweise ja. Jede Stufe wird protokolliert, das hilft, wenn es später zum Inkasso geht.

From the guide: Send reminders

Eine Warnung ist der mildere Weg und oft der klügere erste Schritt. Bleibt das Verhalten, folgt die Strafe.

From the guide: Contractual penalties

Meist fehlt die E-Mail des Kunden. Ergänze sie im Kundenprofil und sende erneut.

From the guide: Contractual penalties

Weil ihnen noch kein Typ zugeordnet ist. Wähl oben einen Typ, dann verschwindet der Hinweis.

From the guide: Keep the logbook

Aus der Telematik des Fahrzeugs. Ohne verbundene Telematik bleibt das Fahrtenbuch leer.

From the guide: Keep the logbook

Ein Fahrereignis ist die Beobachtung. Ob daraus eine Vertragsstrafe wird, entscheidet die Regel und du.

From the guide: Driver events

Nein. Ein Preset ersetzt nur Preset-Erkennungen. Eigene Erkennungen bleiben aktiv.

From the guide: Driver events

Über Einladung erneut senden schickst du sie neu. Prüft er auch den Spam-Ordner?

From the guide: Invite employees

Über Mitarbeiter löschen entfernst du den Zugang dauerhaft. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

From the guide: Invite employees

Die Rolle ist der Rahmen, die einzelnen Rechte die Feinsteuerung. Am Ende zählt, welche Rechte gesetzt sind.

From the guide: Permissions and roles

Dann fehlt ihm das passende Recht. Ergänze es in seinem Profil, dann erscheint der Knopf.

From the guide: Permissions and roles

Nein. Die Daten bleiben gespeichert und sind wieder da, sobald du das Modul erneut einschaltest.

From the guide: Manage modules

Weil das Modul aus ist. Module gelten für alle, auch für den Inhaber. Schalte es hier wieder ein.

From the guide: Manage modules

Weil sie hier noch fehlen. Ergänze sie und erstelle den Vertrag neu.

From the guide: Maintain company data

Inhaber und Admins. Normale Mitarbeiter sehen den Bereich nur, wenn ihnen das Recht gegeben wurde.

From the guide: Maintain company data

Die Reihenfolge richtet sich nach der Anlage. Über die Suche filterst du schnell auf das gewünschte Fahrzeug.

From the guide: Use the fleet calendar

Prüfe den Zeitraum, vielleicht bist du in einem Monat ohne Buchungen. Oder dein Konto hat das Recht bookings.view nicht.

From the guide: Use the fleet calendar

Das Layout ist fest. Über die Kacheln springst du in die Detailansichten, die sich dann filtern lassen.

From the guide: Understand the dashboard

Dann gibt es im jeweiligen Bereich nichts Offenes, ein gutes Zeichen.

From the guide: Understand the dashboard

Prüfe den Rechnungsmodus. Steht er auf Aus, erscheint der Bereich gar nicht.

From the guide: Create an invoice

Ändere die Buchungsdaten und erzeuge die Rechnung neu. Das alte PDF wird ersetzt.

From the guide: Create an invoice

Absender kommt aus den Unternehmensdaten, Empfänger aus dem Kundenprofil, Positionen aus der Buchung.

From the guide: Create an invoice

Ja, sobald er das HyghRent-Portal öffnet. Bei aktiver Push-Benachrichtigung auch auf dem Sperrbildschirm.

From the guide: Chat with the customer

Ja. Bilder und Dokumente (PDF, Fotos) lassen sich als Anhang mitsenden.

From the guide: Chat with the customer

Unter Module verwalten das Modul Chat ausschalten. Der Chatverlauf bleibt gespeichert.

From the guide: Chat with the customer

Prüfe, ob das Modul Mietanfragen aktiv ist und ob Benachrichtigungen eingeschaltet sind.

From the guide: Handle rental requests

Ja. Öffne die Buchung und passe den Zeitraum an, bevor du bestätigst.

From the guide: Handle rental requests

Unter Mehr → ToDos. Der Bereich gehört zum Modul ToDos und kann unter Module verwalten ein- oder ausgeschaltet werden.

From the guide: Manage to-dos

Ja, sofern er das Recht todos.manage hat. Die Zuweisung dient der Klarheit, nicht der Zugriffsbeschränkung.

From the guide: Manage to-dos

Nein. Eine bestehende Buchung behält ihre Preise. Nur neue Buchungen rechnen mit den geänderten Werten.

From the guide: Edit a vehicle

Ja. Öffne es und setz es zurück in den aktiven Bestand. Danach ist es wieder buchbar.

From the guide: Edit a vehicle

Die Nachrichtentexte sind standardisiert und nicht frei bearbeitbar. Die Sprache richtet sich nach der Einstellung im Kundenprofil.

From the guide: Automatic customer messages

Prüfe, ob eine E-Mail hinterlegt ist und ob das Chat-Modul aktiv ist. Ohne beides kann HyghFleet nichts zustellen.

From the guide: Automatic customer messages

Nein. Bei Fahrzeugpfand entfällt die Geldkaution, das eigene Fahrzeug ist die Sicherheit.

From the guide: Power of attorney for a vehicle deposit

Das Pfandfahrzeug wird erst bei ordnungsgemäßer Rückgabe und Bezahlung freigegeben. Das steht so in der Vollmacht.

From the guide: Power of attorney for a vehicle deposit

Nein. Sie ist eine Anfrage, bis der Vermieter sie bestätigt. Erst dann ist das Fahrzeug für dich reserviert.

From the guide: Send a rental request

Über den Chat im Portal, sofern der Vermieter das Chat-Modul aktiv hat.

From the guide: Send a rental request

Nein. HyghRent läuft im Browser, auf dem Handy und am Computer.

From the guide: The portal at a glance

Nein. HyghRent ist für Kunden kostenlos.

From the guide: The portal at a glance

Ja. Deine HyghsoftID funktioniert bei jeder Vermietung, die HyghRent nutzt. Die Buchungen sind pro Vermieter getrennt.

From the guide: The portal at a glance

Üblicherweise Personalausweis und Führerschein, jeweils vorne und hinten. Manche Vermieter verlangen nur den Führerschein.

From the guide: Upload documents

Lade einfach neue Fotos hoch, sie ersetzen die alten.

From the guide: Upload documents

Das hängt vom Tarif ab. Der Vermieter berechnet den Zusatzzeitraum nach seinen Konditionen und teilt dir den Preis mit.

From the guide: Request an extension

Dann hat dein Vermieter das Modul Verlängerungsanfragen nicht aktiv. Frag ihn direkt per Chat oder Telefon.

From the guide: Request an extension

Dann hat dein Vermieter das Chat-Modul nicht aktiviert. Kontaktiere ihn per Telefon oder E-Mail.

From the guide: Chat with the rental company

Die Übertragung läuft verschlüsselt (HTTPS). Die Nachrichten selbst sind für dich und den Vermieter lesbar.

From the guide: Chat with the rental company

Frag den Vermieter per Chat, ob er den Vertrag schon erstellt hat. Er kann den Link nochmal schicken.

From the guide: Sign the contract digitally

Ja, mit der Maus. Auf dem Handy geht es mit dem Finger meistens bequemer.

From the guide: Sign the contract digitally

Nein. HyghCheck ist ein eigenes Produkt mit eigenem Portal. Wer HyghFleet nutzt, bekommt es integriert und teilt sich dasselbe Guthaben.

From the guide: Check a customer against the blacklist

Dein HyghsoftID-Konto hat keine Firmenbindung oder gehört zu einer Vermietung, für die HyghCheck noch nicht gebucht ist. Melde dich mit dem Mitarbeiterkonto deines Betriebs an oder buche HyghCheck dazu.

From the guide: Check a customer against the blacklist

Ja. Unter Letzte Anfragen siehst du alle Prüfungen deines Unternehmens der vergangenen 24 Stunden, aus dem Portal, aus HyghFleet und aus automatischen Prüfungen. Ältere Abfragen bleiben im Prüfprotokoll des Unternehmens.

From the guide: Check a customer against the blacklist

Nein. Prüfungen sind nicht öffentlich; nur dein eigenes Unternehmen sieht sie im Protokoll.

From the guide: Check a customer against the blacklist

Geteilte Meldungen sind sofort live. Zusätzlich läuft stündlich ein Abgleich, der die Blacklist-Stände aller Bestandskunden bei allen Vermietungen nachzieht, wer mittags gemeldet wird, leuchtet abends beim nächsten Vermieter rot.

From the guide: Check a customer against the blacklist

Sie erzeugen keine Treffer mehr. Wie lange ein Eintrag gilt, hängt am Schweregrad: 1, 3, 5 oder 10 Jahre.

From the guide: Check a customer against the blacklist

Nimm den Eintrag unter Meine Einträge zurück. Er erzeugt dann sofort keine Treffer mehr.

From the guide: Report a problem customer

Bei intern: nur du. Bei geteilt: alle angeschlossenen Vermietungen, mit deinem Firmennamen als Melder.

From the guide: Report a problem customer

Kaufe Guthaben oder warte auf den neuen Kalendermonat. Ohne Guthaben schlägt die Prüfung mit Kontingent aufgebraucht fehl.

From the guide: Manage credit

Nein. Gekauftes Guthaben bleibt, bis es verbraucht ist.

From the guide: Manage credit

Nein. HyghCheck funktioniert als eigenes Produkt mit eigenem Portal. Wer HyghFleet nutzt, bekommt es zusätzlich integriert.

From the guide: The portal at a glance

Alle Prüfungen deines Unternehmens der letzten 24 Stunden, aus dem Portal, aus HyghFleet und aus automatischen Prüfungen bei Kundenanlage oder Mietanfrage.

From the guide: The portal at a glance

Ja. Öffne den Eintrag und wechsle auf intern. Er verschwindet dann bei anderen Vermietungen.

From the guide: Manage my entries

Die Bestätigungen anderer Vermietungen bleiben als eigenständige Meldungen. Nur dein eigener Eintrag verschwindet.

From the guide: Manage my entries

Dann ist kein Telematikgerät verbunden oder es meldet gerade keine Position. Prüf die Verbindung des Geräts.

From the guide: Track vehicles live

Sie wird laufend aktualisiert, solange das Gerät Empfang hat.

From the guide: Track vehicles live

Er stammt aus dem Telematikgerät und entspricht dem, was das Fahrzeug selbst meldet. In seltenen Fällen weicht er minimal vom Tacho ab.

From the guide: Trips and mileage

Nein. Fahrten sind Telematikdaten und können nicht gelöscht werden. Du ordnest ihnen nur den Typ zu.

From the guide: Trips and mileage

Prüfe, ob die SIM-Karte aktiv ist und ob das Gerät Strom hat. Bei einem OBD-Stecker muss die Zündung an sein.

From the guide: Set up telematics

Ja. Trenne die Verbindung am alten Fahrzeug und verbinde das Gerät am neuen.

From the guide: Set up telematics

HyghTrack wird pro Fahrzeug und Monat abgerechnet. Die genauen Konditionen stehen in deinem Vertrag mit Hyghsoft.

From the guide: Set up telematics