Buchung erstellen: Schritt für Schritt

Wo

Flottenkalender oder Buchungen → Knopf Neu erstellen

Recht

bookings.create, Mitarbeiter ohne dieses Recht sehen den Knopf nicht

Dauer

ca. 3 Minuten

Voraussetzung

Mindestens ein Fahrzeug und ein Kunde sind angelegt

Bevor du anfängst#

Eine Buchung braucht immer einen bestehenden Kundendatensatz und ein bestehendes Fahrzeug. Beides kannst du nicht mitten im Assistenten neu anlegen. Fehlt eines davon, lies zuerst Kunde anlegen oder Fahrzeug anlegen.

Den Assistenten öffnen#

Tippe im Flottenkalender oder im Buchungsbereich auf Neu erstellen. Es erscheint eine Auswahl mit drei Einträgen:

Die neun Schritte#

1. Kunde wählen
   Tippe Vor- oder Nachnamen in die beiden Suchfelder. Die Trefferliste aktualisiert sich beim Tippen; wähle den richtigen Kunden aus und geh auf Weiter. Ohne ausgewählten Kunden bleibt Weiter grau.
2. Fahrzeug wählen
   Suche im Feld Marke, Modell, Kennzeichen… nach dem Fahrzeug und wähle es aus. Es werden nur Fahrzeuge aus deinem eigenen Bestand angeboten.
3. Mietzeitraum
   Trage Beginn und Ende ein. HyghFleet prüft sofort, ob der Zeitraum mit einer bestehenden Buchung oder einem Blocker kollidiert, und rechnet darunter eine Preisvorschau aus Tarif Mo–Do, Tarif Fr–So, freien Kilometern und Sonderoptionen aus.
4. Kilometer
   Die freien Kilometer sind aus dem Tarif des Fahrzeugs vorbelegt; du kannst sie überschreiben. Darunter wählst du optional Zusatzpakete und kannst Auslandsfahrt erlauben nur für diese eine Buchung einschalten. Ist der Kunde Erstkunde, wird ein hinterlegter Willkommensbonus automatisch aufgeschlagen.
5. Buchungsdetails
   Setze den Status (Anfrage, Bestätigt oder Aktiv) und die Plattform, über die die Buchung reinkam (Direkt, Telefon, E-Mail, Instagram, Website oder Sonstiges). Bestätigt ist die übliche Wahl für eine feste Reservierung.
6. Zahlung
   Oben steht der Endpreis gesamt, automatisch aus Tarif und Paketen berechnet und frei überschreibbar. Darunter wählst du die Zahlungsart (Bar, Karte, Überweisung, PayPal) und trägst ein, wie viel bereits bezahlt wurde.
7. Kaution
   Entscheide zwischen Geld und Fahrzeug als Pfand. Bei Geld trägst du den Betrag ein und wählst, wie er hinterlegt ist: Bar, Kartenreservierung oder Überweisung. Beim Fahrzeugpfand wird keine Geldkaution erfasst.
8. Zusatzfahrer
   Optional. Trage Vorname, Nachname und Geburtsdatum ein und tippe auf Fahrer hinzufügen. Vor- und Nachname sind Pflicht, sobald du einen Fahrer anlegst. Ohne Zusatzfahrer einfach auf Weiter.
9. Zusammenfassung
   Alle Angaben stehen noch einmal untereinander. Prüfe Zeitraum, Preis und Kaution und tippe auf Buchung erstellen. Die Buchung erscheint sofort im Flottenkalender.

Preis, Kilometer und Pakete verstehen#

HyghFleet rechnet den Preis aus dem Tarif des Fahrzeugs. Weil Wochenenden anders kosten als Wochentage, gibt es zwei Tagessätze:

Wenn der Zeitraum kollidiert#

Überschneidet sich dein Zeitraum mit einer bestehenden Buchung oder einem Blocker, erscheint der Hinweis Zeitraum kollidiert mit bestehender Buchung und darunter die nächsten belegten Zeiträume. Du hast drei Möglichkeiten:

• Zeitraum anpassen, bis die Warnung verschwindet.
• Ein Schritt zurück und ein anderes Fahrzeug wählen.
• Abbrechen und über Freie Fahrzeuge finden alle Fahrzeuge anzeigen lassen, die im gewünschten Zeitraum frei sind.

Häufige Fehlermeldungen#

Nach dem Speichern#

Die Buchung liegt jetzt im Flottenkalender auf dem gewählten Fahrzeug. Von dort aus gehen die nächsten Schritte weiter: Übergabeprotokoll, Vertrag, Rechnung und, falls das Modul aktiv ist, die automatische Nachricht an den Kunden.

Häufige Fragen#